Invitation letter olarak da bilinen kabul mektubu, gerek Erasmus staj hareketliliğinde gerekse de iş veya seyahat amaçlı vize başvurularında önemli bir evraktır.

Kabul Mektubu Nedir? Kabul Mektubu Örnekleri

Kabul mektubu (davet mektubu/invitation letter) vize başvurularında konsolosluk tarafından istenen temel evraklardan biridir. Bu mektubun temin edilmesi ile hangi tarih aralıklarında, nereye, nasıl seyahat edeceğinizi ve gittiğiniz ülkede ne yapacağınızı kanıtlamış olursunuz. Bir başka ifadeyle sizi söz konusu ülkeye kim, neden çağırıyor ve sizinle ne tür bir ilişkisi var bu gibi hususlara açıklık getirilmesidir.

Örneğin; yurt dışına staj amaçlı gidecekseniz size kabul mektubu göndermesi gereken yer bir kurum ya da kuruluş olurken; arkadaşınızı ziyaret etmek amaçlı yurt dışına gidecekseniz size kabul mektubunu bir diğer ifadeyle invitation letter’ı (davetiyeyi) göndermesi gereken kişi, söz konusu ülkede yaşayan arkadaşınız olmalıdır. Mektup, pek çok yönüyle vize amaçlı temin edilen sponsor yazısına da oldukça benzemektedir. SPONSOR YAZISI başlıklı yazımızı da inceleyebilirsiniz.

Invitation Letter Nasıl Yazılır?

Kabul mektubu nasıl yazılır, mektubu yazarken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

• İyi bir kabul mektubunda kesinlikle mektubun yazıldığı tarihe yer verilmelidir.
• Mektubu yazan kişi ya da kurum kendisini ve sizinle olan ilişkisini net ve kısa ifadelerle ortaya koymalıdır. Örneğin; sizi davet eden kişi sevgiliniz ise, bunun belirtilmesi gerekir.
• Yurt dışında hangi amaçla ve hangi tarih aralıklarında bulunacağınız belirtilmelidir. Erasmus stajı amacıyla gidiyorsanız, bulunduğunuz sürede hangi departmanda ne gibi işler yapacağınız bir başka ifadeyle yükümlülükleriniz vurgulanmalıdır.
• Mektubu kaleme alan kişi, yurt dışında geçireceğiniz süreç içerisinde sizi maddi açıdan destekleyecekse bu durum kesinlikle belirtilmelidir. Örneğin; staj ya da akraba ziyareti amacıyla gidecekseniz, kabul mektubu yazan kişi size aylık ulaşım, yemek, cep harçlığı, maaş ya da konaklama imkanı sunuyorsa bunlar belirtilmelidir.
• Bu tür invitation letter’lar gideceğiniz ülkenin dilinde ya da İngilizce olarak yazılmalıdır.
• Sizi davet eden kişi ya da kurum, mektuba kesinlikle iletişim bilgilerini eklemelidir.

Kabul Mektubu Örneği

Bu kısımda sizler için farklı amaçlara göre hazırlanmış İngilizce kabul mektubu (invitation letter/acceptance letter) örneklerine yer vermek istedik. Erasmus staj yeri ayarladığınız kurum aşağıdaki belgeyi kolaylıkla düzenleyerek size gönderebilir. Ya da arkadaş, akraba ziyareti amacıyla davet gönderecek kişi bu mektup örneğinden faydalanabilir.

İngilizce Kabul Mektubu Örneği

(STAJ YAPILCAK ŞİRKETİN/KURUMUN LOGOSU)

ACCEPTANCE LETTER

Date: …/…./…. (davet mektubunun yazıldığı tarih)

To the attention of ……… (hangi kuruma verilecekse örneğin Halic University –  International Relations Office),

We hereby confirm that …….. (öğrencinin adı-soyadı) who is currently a student at ………..(üniversitenin adı) in Turkey, will do ….. (his/her) traineeship at ………. (şirketin adı) within the terms of the Erasmus+ Student Traineeship Mobility. The traineeship will be for a period of ………(staj yapılacak süre örneğin; 6 months), beginning on ………. (başlangıç tarihi gün/ay/yıl) and ending on 15 …….(bitiş tarihi gün/ay/yıl). We hope that …… (he/she) will gain experience ……….. (bölümünüz örneğin; marketing, finance) fields during the internship.

Kind Regards;

Davetiyeyi yazan kişinin adı-soyadı

Davetiyeyi yazan kişinin şirketteki görevi (örneğin Finance manager)

Address: Şirketin adresi

E-Mail: Şirketin mail adresi

Tel: Şirketin telefon numarası

İmza ve Mühür

Önemli Noktalar:

Yukarıda yer verilen kabul mektubu örneğinde bulunan acceptance letter kısmı yerine akraba, sevgili ya da arkadaşı ziyaret edecekler,  invitation letter yazabilirler. Diyelim ki sizi davet eden kişi arkadaşınız: O nasıl bir davetiye (invitation letter) hazırlayabilir? Aşağıda oldukça basit bir davet mektubu hazırladık, inceleyebilirsiniz.

Invitation Letter

Date:

To whom It May Concern;

I am İbrahim DEMİR who lives in France. I am hereby confirm that Kenan DENİZ is my friend and he will come to France for visiting. During his travel, I will provide accommodation for him. He will stay with me in Paris, France between 05/04/2021 and 05/05/2021 (dd/mm/yy).

Sincerely;

Name: İbrahim DEMİR

My Passport ID: XXXXXXXXXXXXX

Address: Rue de Rivoli, 75001 Paris, France

Kabul mektubu nedir, nasıl yazılır ve kabul mektubu örneklerini bu yazımızda incelemiş olduk. Belirtmekte yarar var: Bu mektup, bazen farklı sözcüklerle de ifade edilmektedir. Kabul mektubunun eş anlamlıları: acceptance letter, invitation letter, davet mektubu ve davetiye olarak sıralanabilir. Genelde turistik amaçlı ziyaretlerde bu evrak, invitation letter, davetiye, davet mektubu; Erasmus, AGH gibi yurt dışı projelerde ise kabul mektubu, acceptance letter olarak adlandırılmaktadır.